VASA SKIDKLUBB/VAASAN HIIHTOKLUBI RY:N JÄSEN- JA YHTEISTYÖKUMPPANIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterin pitäjä

Vasa Skidklubb/Vaasan Hiihtoklubi ry
Y-tunnus 0209654-4
c/o Nylund Mikael Valhallav. 39
65200, Vaasa

2. Rekisteriasioiden Yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Teemu Niemi
tniemi@gmail.com
+358 40 556 2219

3. Rekisterin nimi

Vasa Skidklubb/Vaasan Hiihtoklubi ry jäsenhallinta- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Vasa Skidklubb/Vaasan Hiihtoklubi ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietoja tarvitaan, ja käsittelyn tarkoitus on:
• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, ilmoittautumisten hallinta, jäsenmaksujen hallinta, laskujen ja maksujen hallinta, tiedotteiden hallinta, käyttöoikeuksien hallinta, läsnäoloseuranta, käyttäjätunnistus ja toiminnan tilastointi sekä kurinpidolliset toimet.
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentajat, tiedottaja) osalta Vasa Skidklubb/Vaasan Hiihtoklubi ry:n oikeutettuun etuun sovittuun yhteistyöhön.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Vasa Skidklubb/Vaasan Hiihtoklubi ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Vasa Skidklubb/Vaasan Hiihtoklubi ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, sukupuoli, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Syntymäaika
• Valokuva
• Valokuvauslupa
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
• Rekisteröidyn palvelun käyttöoikeuksista
• Tiedot rekisteröidyn myClub-palvelukäytön asetuksista
Lisäksi alaikäisen jäsenen osalta:
• Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
• Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Valokuvauslupa
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai huoltajaltaan esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Vasa Skidklubb/Vaasan Hiihtoklubi ry:lle.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille, poislukien kilpailuun ilmoittautumiset. Kilpailuun ilmoittautuneiden jäsenten tiedot luovutetaan järjestävälle seuralle Ski Sport Finland ry:n lomakkeella (sisältää henkilötietoja: lisenssi, syntumävuosi, nimi ja synymävuosi).
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Manuaalinen aineisto
Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti säilytysajan päätyttyä.

ATK:lla käsiteltävät tiedot
myClub-palvelun (https://vaski.myclub.fi) rekisterin tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Rekisteröidyllä henkilöllä on pääsy järjestelmään tallennettuihin omiin tietoihinsa. Lisäksi järjestelmässä voidaan määritellä käyttöoikeuksia rajaten käyttöoikeus kattamaan organisaatio-osia ja ominaisuuksia, jotka kuuluvat toimihenkilön asialliseen toimen piiriin. Tällaisia oikeuksia on pääkäyttäjä, tilinhoitaja, valmentajan ja apuvalmentajan käyttöoikeus (oma yhteisö). Lisäksi ennalta määritellyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy järjestelmään palvelun ylläpito- ja tukitoimia varten (myClub-palveluntarjoaja)

myClub-palvelun rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi:

• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään jäsenyyden päättymisen seuraavaan alppihiihtokauteen saakka (syksy)
• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden jatkumisen ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen seuraavaan alppihiihtokauteen saakka (syksy)
• Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään tarpeen mukaan.

Jäsen voi erota yhteisöstä itse pyytämällä jäsenrekisterivastaavaa poistamaan henkilötietonsa jäsenrekisteristä tai olemalla kirjautumatta yhteisöön. Jäsenen katsotaan eronneen yhteisöstä, jos hän ei ole yhteen (1) vuoteen kirjautunut sisään käyttäjätunnuksellaan. Tällöin yhteisö poistaa henkilön ilmoittamat tiedot jäsenrekisteristä sekä käyttäjätunnuksen.

Jäsenrekisteri katselmoidaan alppihiihtokauden alussa syksyisin, jolloin reisterin ei-aktiiviset jäsenet poistetaan.

10. Rekisteröidyn tarkastus-oikeus

Rekisteröidyllä on mahdollisuus sisäänkirjautua myClub-jäsentiliinsä ja tarkastaa omat tietonsa.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on mahdollisuus sisäänkirjautua myClub-jäsentiliinsä ja tarkistaa omat tietonsa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon rekisteröidyn kirjallisesta vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.

Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus tietää henkilötietojen käsittelystä selkeästi ja ymmärrettävästi. Lisäksi tämä tietosuojaseloste tulee olla helposti rekisteröidyn saatavilla.